A. Toastmaster-ul
B. Evaluatorul General
B. 1 Evaluatorul de discurs
B. 2 Evaluator specializat – Gramaticianul
B. 3 Evaluator specializat- Contorul de ă-uri
B. 4 Cronometrul (Timer-ul)
B. 5 Evaluatorul de leadership
C. Topicsmaster
D. Speaker-ul

A. Toastmaster-ul

El este gazda întîlnirii sau moderatorul ei. În general, acest rol nu se alocă unui membru până acesta nu este complet familiar cu ordinea generală de desfășurare a unei întîlniri. Pentru această funcție va trebui să te pregătești cu cîteva zile înainte pentru a avea toate detaliile puse la punct. Această pregatire a toastmaster-ului asigură buna desfășurare a întregii întâlniri. Este foarte util să întocmești un check-list de îndată ce ai agenda întîlnirii și să te asiguri că ai luat în vedere toate aspectele esențiale.

Activitățile ce trebuie să le îndeplinească toastmaster-ul:
• Să contacteze, înainte de întîlnire, persoanele ce vor susține discursurile pentru a se asigura că vor fi prezenți la timp și s-au pregătit pentru ședintă;
• Să ofere ajutor membrilor ce au nelămuriri cu privire la rolul lor sau discursul ce îl au de pregătit;
• Să contacteze Evaluatorul General pentru a se asigura că are la rîndul lui echipa de evaluatori pregatită (evaluatorii de discurs și evaluatorii specializați);
• Să contacteze Topicsmaster-ul pentru a se asigura că va fi prezent la timp și și-a pregătit rolul cu atenție. Eventual să ofere ajutor dacă e cazul;
• Să-și pregătească un discurs de introducere a ședinței, discursuri pentru prezentarea membrilor și un discurs de încheiere;
• Să aibă agenda întîlnirii la îndemînă în timpul ședinței și să se asigure că și ceilalți membri ce au nevoie de această agenda o au;
• Să își pregătească un plan de rezervă pentru situații neprevăzute (lipsa neaunțată a unor membri cu roluri, să modereze o discuție aprinsă, să lămurească confuzii ce apar în ordinea desfășurării rolurilor, etc.).

Prezentarea membrilor este o sarcină foarte importantă a Toastmaster-ului. În unele cazuri, speaker-ii își vor scrie singuri introducerile pe care le vor folosi Maestrul de Ceremonii. În celelalte cazul, acesta va trebui să le compună singur, iar pentru aceasta, atunci cînd contactează fiecare vorbitor în parte, trebuie să se intereseze în legătura cu:
• Titlul și tema discursului;
• Manualul și numărul proiectului;
• Ce obiective are pe proiect;
• Ce obiective personale are;
• Cît durează discursul.

Te vei folosi de toate aceste elemente pentru a crea o introducere. Ține minte că nu trebuie să depășești mai mult de 30-60 secunde pentru această introducere.
În calitate de Toastmaster, trebuie să fii pregătit cu tranzițiile peste momentele de liniște ciudată, peste discuțiile inoportune apărute pe parcursul întîlnirii și alte situații neprevăzute. Aceste tranziții asigură o cursivitate a întîlnirii.

În ziua cea mare:
• Vino mai devreme pentru a ajuta la pregătirea sălii.
• Discută cu fiecare speaker în parte pentru a verifica dacă au apărut modificări de ultim moment în discursurile lor.
• Aranjează ca tu și speakerii aveți acces ușor către podium; poziționați-vă undeva în fața sălii.
• Fii atent la timpul de desfășurare. Tu ești responsabil pentru începutul și sfîrșitul sedinței la timp, așa că fii pregatit să faci mici modificări pe parcursul întîlnirii dacă e necesar, pentru a asigura buna desfășurare în parametrii de timp stabiliti.
• Prezinți Evaluatorul General ca și cum ai prezenta orice speaker, iar el la rîndul lui va prezenta echipa de evaluare.
• Prezinți Topicsmaster-ul ca și cum ai prezenta orice speaker.
• După secțiunea de evaluare, la finalul sedinței, reintroduce Evaluatorul General pentru a-și prezenta raportul cu privire la ședința ce urmează să se încheie.
• La final, oferi premiile, trofeele sau recompensele membrilor cu rezultate deosebite sau cîștigătorilor concursurilor.
• Dacă este cazul, aloci 5 minute la finalul ședinței pentru alte anunțuri importante cu privire la ședințele viitoare.

Ține minte!!! O bună pregatire a ta în calitate de Toastmaster, asigură o bună desfășurare a întîlnirii. Așadar fii responsabil.

Succes!

B. Evaluatorul General

Evaluatorul General poate fi supranumit şi liderul echipei de evaluare. Altfel spus, dacă e să priveşti o şedintă ca pe un proiect, EG-ul (evaluatorul general) este managerul acestui proiect. Persoana ce ocupă acest rol ȋn cadrul unei şedinței Toastmasters are ocazia de a-şi exersa abilitățile de conducere prin faptul că asigură o buna organizare a procesului de evaluare.

Responsabilitațile Evaluatorului General:
• Să se asigure că fiecare evaluator de discurs ȋşi cunoaşte responsabilitațile;
• Să supravegheze ȋn timpul şedinței gramaticianul, responsabilul cu timpul si numărătorul de ă-uri;
• Să se asigure că fiecare activitate se desfășoară corect;
• Să prezinte echipa de evaluare (atît evaluatorii de discurs cît şi evaluatorii specializați) atunci cînd este chemat ȋn față de către Maestrul de Ceremonii;
• Să ofere un feedback despre şedintă, ȋn fața publicului, la finalul acesteia.

Cu o zi înainte de şedință, veți contacta persoana ce are rolul de Maestru de Ceremonii pentru a vă confirma programul ȋntîlnirii. Este util să vă creeați o listă cu lucruri de verificat, ce intră în atribuțiile Evaluatorului General, ȋn baza programului stabilit pentru ȋntîlnirea ce urmează.
Evaluatorul General poate constitui orice format de evaluare consideră de cuviință la întîlnirea respectivă atît timp cît se încadrează ȋn programul ȋntîlnirii.

De asemenea, ȋn atribuțiile acestui rol intră și contactarea fiecărui membru din echipa de evaluare ȋnainte de şedință:
• Liderul
• Evaluator
• Timer-ul
• Gramaticianul
• Ah-counter-ul
• Evaluatorii de discurs

EG trebuie să se asigure că fiecare din aceştia vor fi prezenți la timp la întîlnire, ȋşi cunosc atribuțiile rolului şi că vor oferi un feedback de calitate. Totodată ȋi va informa pe evaluatori cu privire la schimbările survenite ȋn formatul de evaluare, dacă este cazul.

O altă sarcină extrem de importantă a Evaluatorului General este discursul ce ȋl va susține atunci cand este chemat ȋn fața. În acest discurs, trebuie să-şi atingă următoarele obiective:
• Să informeze membrii noi și invitații cu privire la scopul, tehnica și beneficiile procesului de evaluare;
• Să ajute publicul să ȋnțeleaga în ce fel procesul de evaluare ajută membrii să-şi depaşească deficiențele şi să-şi îmbunătățească calitatea discursurilor;

Pe parcursul şedinței, EG se va aşeza undeva ȋn partea din spate a sălii, ȋntr-un punct de unde are contact vizual cu toți oamenii prezenți. De acolo va fi atent la orice abatere de la program care apare şi le va nota, iar la final, va oferi o evaluare per ansamblu a şedinței conform standardelor din manual.

Nu veți uita să folosiți lista de verificare pentru a observa dacă toate evenimentele din cadrul şedintei au avut loc corespunzător.

Veți observa fiecare membru cu rol ȋn şedința respectivă pentru a nota eventualele ȋmbunătățiri ce pot fi aduse.
Veți oferi feedback-ul într-o manieră constructivă şi detaliată deoarece, în baza acestui feedback se vor aduce îmbunătățiri şedinței viitoare.

La finalul evaluarii veți preda cuvîntul ȋnapoi Maestrului de Ceremonii.

Succes!

B. 1 Evaluatorul de discurs

Evaluează pentru a motiva.

Procesul de evaluare este cheia evoluției fiecărui membru şi de aceea alocăm o atenție deosebită acestor roluri. Oamenii vin la Toastmasters pentru a-şi îmbunătăţi comunicarea şi abilităţile de lider şi aceste competenţe sunt îmbunătăţite cu ajutorul evaluărilor.

La un moment-dat, fiecare membru va fi invitat să ocupe un rol de evaluator.
Evaluarea se oferă atît verbal cît şi ȋn scris, în manualul fiecărui membru ce ȋşi ține discursul. Veţi da întotdeauna o evaluare scrisă pentru funcţiile de conducere.

Cu cel puțin o zi inainte de şedință, interesați-vă care este speaker-ul ce ȋl evaluați şi care este lecția din manual la care ȋşi susține discursul. Revizuiți atît partea de evaluare a capitolului respectiv cît şi lecția în sine pentru a vă asigura că întelegeți pe deplin obiectivele discursului şi astfel să oferiți o evaluare competentă.

Amintiți-vă că scopul vostru ca şi evaluator este acela de a ajuta susținătorul discursului sau liderul ce îl aveți sub observație, să evolueze. Aşadar, pentru a-l ajuta în acest sens, alocați o atenție sporită modului în care ȋşi desfăşoară acesta activitatea pe parcursul ȋntîlnirii.

Observați cu atenție și notați cu minuțiozitate:
• Care sunt punctele forte ale subiectului;
• Care sunt punctele ce necesită ȋmbunătățiri;
• Dacă şi-a atins sau nu obiectivele rolului;
• Ce sfaturi i-ați da pentru a-l motiva să lucreze mai mult la prezentarile sale sau la modul de organizare;

Atunci cînd sunteți chemat în față de către Evaluatorul General, trebuie să țineți un discurs de cîteva minute ȋn care să vă prezentați feedback-ul ȋntr-o manieră cît mai constructivă. Asta însemnînd că din evaluarea respectivă, susținătorul discursului trebuie să înțeleagă cît mai clar care sunt părțile bune ale discursului, părțile ce trebuiesc ȋmbunătățite și, ceea ce e cel mai important, să fie motivat să se ȋmbunătățeasca pe viitor.

În general aceste evaluări se vor susține după modelul “sandwich”: puncte forte→puncte slabe→puncte forte→puncte ce trebuiesc ȋmbunătățite … etc.

Este recomandat ca fiecare evaluare să debuteze cu o notă de încurajare sau laudă şi să se finalizeze ȋn aceiaşi manieră.

Evaluatorul mai are următoarele datorii:
• De a fi cît mai concis ȋn prezentare;
• De a fi obiectiv;
• De a fi pozitiv;
• De a fi constructiv;
• De a fi diplomat.

Prin oferirea unui feedback de calitate nu contribuiți numai la îmbunătățirea colegilor voştri în rolurile ce le au de îndeplinit, ci şi la îmbunătățirea abilităților voastre de comunicare.

Succes!

B. 2 Evaluator specializat – Gramaticianul

Un beneficiu al Toastmasters este acela că ajută oamenii ȋn a-şi îmbunătăţi gramatica şi utilizarea cuvintelor în conversațiile de zi cu zi. Avînd rolul de gramatician la o şedința Toastmasters ai de asemenea ocazia de ați exersa și abilitățile de ascultare.

Responsabilităţile gramaticianului:
1. De a introduce cuvîntul zilei;
2. Să ofere feedback în ceea ce privește utilizarea limbii romane celor ce își țin discursul la sedința respectivă;
3. Și să ofere o lecție de gramatică (să explice una din cele mai frecvente greşeli prezente în limba romană vorbită).

Cu cîteva zile înainte de reuniune, selectaţi un cuvânt al zilei:
• Ar trebui să fie unul care va ajuta membrii în a-şi ȋmbogăți vocabularul – un cuvînt care poate fi uşor încorporat în conversaţia de zi cu zi și aduce o ȋmbunatațire ȋn comunicarea uzuală.
• Adjectivele şi adverbele sunt mai adaptabile decât substantivele sau verbele, dar gramaticianul este liber să aleagă din ce categorie face parte cuvîntul zilei.
De asemenea, înainte de şedință, selectaţi una din greşelile des întîlnite în limba romînă vorbită pentru lecția de gramatică:
• Puteți găsi aceste greșeli fie în conversațiile voastre de zi cu zi, fie folosind surse cum ar fi internetul, televiziunea, presa scrisă, etc.
• Veți prezenta această lecție de gramatică alături de corecția necesară.

Gamaticianul se va prezenta ȋn fața publicului mai ȋntai la cererea Maestrului de Ceremonii (Toastmaster-ului) pentru a rosti cuvîntul zilei şi lecția de gramatică iar mai tarziu, la cererea Evaluatorului General, pentru a-şi prezenta evaluarea.

Principalul rol al gramaticianului este acela de a nota greşelile de exprimare făcute ȋn timpul discursurilor şi de a le prezenta într-o manieră constructivă publicului pentru ca acestea să poată fi corectate pe viitor.

Succes!

B. 3 Evaluator specializat- Contorul de ă-uri

Rolul Contorului de ă-uri este acela de a număra orice pauză inoportună ȋn vorbire făcută de persoanele care țin discursuri ȋn fața publicului. Aceste pauze pot fi formate atît din interjecții (“ăăă”, “ȋȋȋ”, “mmm”) cît şi din cuvinte de umplutură (“şiiiii”, “laaaa”, “săăăă”) menite să ofere o pauză pentru gîndire.

De asemenea, vor fi numărate şi repetițiile de cuvinte, idei sau propoziții care ies în evidență ȋntr-un mod neplăcut.

Rolul de Contor de ă-uri este o ocazie excelentă de a-ți exersa abilitățile de ascultare.
Persoana ce îndeplinește acest rol ȋntr-o şedință Toastmasters ȋşi va pregăti ȋnainte un scurt discurs ȋn care să explice publicului care sunt ȋndatoririle lui şi care este benificiul rolului, discurs ce îl va prezenta atunci cînd este chemat ȋn față de către Toastmaster. Mai tîrziu, Contorul de ă-uri va fi chemat ȋn față de către Evaluatorul General pentru a-şi prezenta raportul cu privire la numărul de cuvinte de umplutură prezent în discursul fiecărui membru.

Întotdeauna, Contorul de ă-uri va avea cu el la şedință un carnețel/agendă/foaie şi pix pentru a putea nota numărul acestor interjecții, repetiții și numele celor ce le-au făcut.

După ȋncheierea şedinței, Contorul de ă-uri va da raportul scris Trezorierului pentru a-l arhiva.

Succes!

B. 4 Cronometrul (Timer-ul)

Una din abilitățile foarte importante ale unui membru Toastmaster este aceea de a-și transmite mesajul într-un mod cît mai eficient prin discursul său, încadrîndu-se într-un anume interval de timp. Rolul Timer-ului este de a contoriza timpul fiecărui discurs și de a-și prezenta raportul în fața membrilor atunci cînd este chemat în față de către Toastmaster sau Evaluatorul General.

Responsabilitășile rolului:
• Înainte de ședință, contactează Toastmaster-ul și Evaluatorul General pentru a ști exact care sunt speaker-ii ce vor lua cuvîntul.
• Contactează fiecare speaker pentru a ști care este timpul desfășurării discursului fiecăruia în parte (acești timpi sunt specificați și în manual la fiecare lecție).
• Pregătește-ți un scurt discurs cu o descriere despre obiectivele rolului tău și care este beneficiul ce îl aduci.
• Înainte de sedință, obține echipamentul de măsurare a timpului și asigură-te ca știi cum funcționează.
• Pe parcursul întîlnirii, asigură cronometrarea corectă atît a fiecărui discurs în parte cît și a prezentărilor celorlalți membri (toastmaster-ul, evaluatorul general, gramaticianul, etc).
• Cînd vei fi chemat în față de către Toastmaster sau General Evaluator, prezintă-ți raportul într-o manieră cît mai concisă, încadrîndu-te în normele de timp alocate discursului tău.
• După întîlnire, returnează echipamentul de măsurare a timpului celui responsabil cu el și oferă raportul tău scris secretarului pentru arhivare.
• Abilitățile dobîndite în urma susținerii acestui rol îți vor folosi tot timpul în viața de zi cu zi, deoarece toată lumea apreciază un om ce se poate încadra în normele de timp stabilite.

Succes!

B5. Evaluatorul de leadership

Principala datorie a Evaluatorului de leadership este de a oferi o evaluare in scris membrilor care au un rol in cadrul manualului Competent Leadership. Este un rol care nu necesita vorbit in public deoarece evaluarea se face in scris

Inainte de intalnire
Prepara o scurta descriere ale datoriilor rolului de Evaluator de leadership pentru oferi o descriere complete invitatiilor.

In timpul intalnirii
Cand este introdus de Toastmasters, explica ce rol are Evaluatorul de leadership
Obtine fiecare manual de la membrii care vor fi evaluati.
Completeaza manualul fiecarui membru evaluat cu informatiile necesare.
Formuleaza o evaluare in scris pentru fiecare membru evaluat.

Dupa intalnire
Returneaza fiecarui membru manualul completat cu evaluarea si daca este necesar discuta aspectele evaluarii.
Da formularul tau completat Secretarului.

C. Topicsmaster

În secțiunea Table Topics, Topicsmaster-ul oferă posibilitatea celor ce nu au un rol specific în întîlnire, de a urca pe scena și de a ține un scurt discurs improvizat.

Această secțiune nu trebuie subestimată. Oferă participanților posibiliatea de a-și exersa spontaneitatea, improvizînd un discurs pe o temă ce nu le era cunoscută dinainte și oferă totodată și oportunitatea de a dezvoltata abilitatea de organizare a unui discurs într-un timp foarte scurt.

În ce constă secțiunea? Pe parcursul a cîteva minute, speakeri voluntari vin pe scena, unde extrag un bilețel pe care se află o întrebare sau se prezintă o situație. Voluntarii își pot aloca un timp de 30 de secunde pentru gîndire dacă doresc, iar apoi trebuie să țină un discurs de 1-2 minute despre tema prezentată pe bilețel.

Pregătirea este cheia de a pregăti o secțiune Table Topics de succes:
• Cu cel puțin o zi înainte de întîlnire, contactează Toastmaster-ul pentru a verfica dacă a fost alocată o temă anume acestei sedințe, caz în care îți vei pregăti secțiunea în congruență cu tema aleasă.
• Alege niște întrebări sau situații pentru biletele scurte, ce nu necesită cunoștințe de specialitate.
• Formulează textele de pe biletele într-o manieră ușor de înțeles de oricine, lizibil și la obiect.
Secțiunea Table Topics debutează imediat după ce toți speaker-ii și-au ținut discursurile.
În calitate de Topicsmaster, vei lua cuvîntul după ce Toastmaster-ul ședinței te va prezenta publicului. În acel moment trebuie să:
• Menționezi pe scurt scopul acestei secțiuni, beneficiile ce le aduce participanților și tema, dacă a fost aleasă.
• Dacă a fost ales un cuvînt al zilei, încurajezi participanții să-l foloseascăș.
• Asiguri că fiecare participant înțelege exact cît timp au la dispoziție și care sunt regulile jocului.

Ponturi:
1. Poți oferi tu biletelele membrilor dacă este cazul, sau îi poți lăsă să le aleagă ei.
2. Evită să mergi prin sală pentru a ajunge la un membru, invită-l să urce el pe scenă pentru a ajunge la bilețel.
3. Nu folosi aceiași întrebare pentru mai multe bilețele cerînd participantilor să ofere puncte de vedere diferite.
4. Poți chema și dintre invitații din sală să participe la secțiune dacă aceștia doresc (și chiar ar fi indicat. 
5. Aranjează-ți numărul de întrebări pentru a te încadra în normele de timp alocate acestei secțiuni.
Dacă se oferă vreun premiu pentru cel mai bun speaker la Table Topics, atunci:

• Cere raportul Cronometrului cu privire la participanții la secțiune.
• Cere voturi din sală pentru discursurile susținute.
• Anuntă cîștigătorul și alocă premiul în aplauzele publicului.

Succes!

D. Speaker-ul

Programul de discursuri este centrul întîlnirilor Toastmasters. Este chiar scopul programului. Însă speaker-ii nu se urcă pe scena și încep să vorbească pur și simplu, ci se orientează dupa manualele Competent Communicator și Advanced Comunication Series în baza cărora își pregătesc discursurile.

Discursurile susținute după proiectele din manualul CC (Competent Communication) nu durează mai mult de 5-7 minute, iar cele din ACS se pot întinde pe mai mult de 7 minute în funcție de obiectivele proiectului.

Fiecare speaker este un model pentru ceilalți membri, deoarece toți au de învățat cîte ceva din fiecare discurs în parte. Pregătește-te și repetă-ți rolul pentru a te asigura că oferi ce ai mai bun din tine atunci cînd te urci pe scena. A veni cu un discurs slab pregătit e o insultă la adresa celorlalți membri. Suntem cu toții conștienți că nu toate discursurile pot fi perfecte, însă iată cîteva lucruri ce trebuie să le ai în vedere pentru te pregăti mai bine:
• Verifică în mod regulat programul întîlnirii pentru a ști sigur cînd este rîndul tău să vorbești și că nu au intervenit schimbări.
• Pregatește-ți discursul cu cîteva zile înainte. Astfel vei avea timp suficient pentru a face cercetări pentru tema despre care vorbești.
• Dacă nu îți scrii propria introducere a discursului tău, asigură-te că Toastmaster-ul a pregătit una de care să fii mulțumit.
• Cu o zi înainte de ședintă, află care e evaluatorul tău de discurs și ia legătura cu el pentru a-i aduce la cunoștință care sunt obiectivele tale pentru această ședință și care îți sunt punctele slabe la care intenționezi să lucrezi pentru a acorda o atenție deosebită acestora.
• Vino la sedință puțin mai devreme pentru a verifica sala, microfonul sau alte lucruri ce ar putea creea probleme în desfășurarea discursului tău.
• Dă-i manualul tău evaluatorului căruia i-ai fost desemnat pentru a putea face acolo notițele necesare. Discută cu el ultimele modificări ce au apărut dacă este cazul.
• Așează-te pe un loc în fața sălii, de unde ai acces ușor la podium.
• În timpul ședinței, acordă atenția ta celorlalți membri ce ajung pe scenă și nu-ți studia notițele pentru discurs în timp ce altcineva vorbește.
• Atunci cînd esti prezentat de Toastmaster, pășește pe scenă, în fața publicului, ține-ți discursul, iar la final asteaptă ca Toastmaster-ul să preia din nou cuvîntul pentru a te întoarce la locul tău.
• Ascultă cu atenție evaluarea ta, deoarece vei afla lucruri ce te vor ajuta să te îmbunătățești pe viitor.
• La final recuperează-ți manualul de la evaluator și discutați probleme/întrebări/nelămuriri dacă este cazul.
Pe masură ce vei susține tot mai multe discursuri și vei repeta acești pași, încrederea în tine va crește si te vei bucura de aplauze tot mai puternice din partea publicului.

Mult success si distractie placuta.